Gemeente Wijdemeren

Secretaresse van de Burgemeester en Kabinetszaken (32 uur)

Solliciteer uiterlijk zondag 31 oktober, 2021
  • Loosdrecht
  • 32 uur
  • 2170 - 3591
  • HBO · MBO+

Vacature

Secretaresse van de burgemeester en Kabinetszaken (32 uur per week)

De organisatie Aan de rand van het Gooi, tussen Amsterdam en Utrecht, ligt de gemeente Wijdemeren. Een gemeente met een professionele organisatie waar ongeveer 180 mensen werken voor ruim 24.000 inwoners. Kenmerkend voor de gemeente zijn het Loosdrechtse Plassengebied, de ruimte, de natuur, het water, de cultuur en haar honderden monumenten. Wijdemeren bestaat uit 6 kernen, Ankeveen, Breukeleveen, ’s-Graveland, Kortenhoef, Loosdrecht en Nederhorst den Berg, met elk hun eigen dynamiek,  eigenheid, cultuur en gebruiken.

Waar kom je te werken?

Het bestuurssecretariaat verzorgt de secretariële ondersteuning van het college van burgemeester en wethouders en de gemeentesecretaris. Er werken drie secretaresses. Voor de ondersteuning van de burgemeester en het uitvoeren van de werkzaamheden op het gebied van Kabinetszaken zijn we op zoek naar een secretaresse/medewerker Kabinetszaken voor 32 uur per week. Jij zorgt ervoor dat  de week van de burgemeester vlekkeloos verloopt.

Wat ga je doen?

• Je bent verantwoordelijk voor het beheer van de agenda van de burgemeester (maken van veelal complexe afspraken, correspondentie afhandelen, etc.)

• Je prioriteert, legt verbanden tussen de e-mail, agenda en acties en je bewaak de voortgang • Je fungeert als eerste aanspreekpunt tussen de burgemeester en in- en externe contacten • Je bereidt vergaderingen voor, zorgt voor het digitaal verzamelen van de stukken, de agenda, in sommige gevallen de verslaglegging en bewaakt procedures, richtlijnen en afspraken • Je zorgt dat bijeenkomsten op rolletjes lopen (medeorganiseren, uitnodiging, realisatie, afhandeling)

• Je coördineert de gehele procedure van Koninklijke Onderscheidingen en predicaat Koninklijk. Je adviseert de burgemeester en zorgt voor een goed verloop van het hele proces: van aanvraag t/m  de uitreiking van de onderscheidingen.  Daarnaast bent je  verantwoordelijk voor diverse andere onderscheidingen (Carnegie-heldenfonds en de gemeentelijke onderscheidingen);

• Je verzorgt diverse representatiezaken van de burgemeester en van het college waarbij je diverse bijeenkomsten organiseert zoals nieuwjaarsrecepties, netwerkbijeenkomsten, huldigingen en naturalisaties;

• In geval van crisis- en rampsituaties kan ook buiten kantoortijden een beroep op je gedaan worden

Wie ben jij?

Allereerst ben je een kei in je vak. Je bent een energieke persoonlijkheid, proactief, integer en toegewijd. Je bent organisatiesensitief: je ziet snel waar knelpunten dreigen te ontstaan, welke belangen er spelen en wie je wanneer moet betrekken bij een vraagstuk. Jouw gevoel en oog voor detail zijn goed ontwikkeld. Je spreekt makkelijk anderen aan op een natuurlijke manier. De dynamiek van het werk vraagt erom dat je flexibel inzetbaar bent. 

• Je hebt een MBO+/HBO werk en denkniveau • Je hebt kennis van en ervaring met het uitvoeren van taken op het gebied van Kabinetszaken en representatie. (Koninklijke Onderscheidingen, jubilea van inwoners etc)

• Je hebt ruime ervaring met secretariële werkzaamheden als bestuurssecretaresse (ervaring bij een gemeente is een eis);

• Je hebt een goed gevoel voor politiek-bestuurlijke verhoudingen en beschikt over goede communicatieve en sociale vaardigheden. Ervaring bij een gemeente is een harde eis.

• Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend;

• Je bent zeer goed bekend met Office 365 en Teams en Zoom. Bekend zijn met archiveringssystemen zoals Join/Decos en Notubox is een pré;

• Om succesvol invulling te geven aan deze functie kun je goed prioriteren, omgaan met vertrouwelijke informatie, ben je accuraat, flexibel en oplossings-/resultaatgericht. Daarnaast kun je zelfstandig werken, heb je organisatorisch inzicht en weet je goed overzicht te houden. Je bent initiatiefrijk, proactief en houdt van organiseren. Ook ben je verbindend binnen en buiten de organisatie en heb je oog voor de relatie;

• Je streeft naar kwaliteit en verbetering van secretariële procedures en taken en neemt hierin een proactieve rol;

• In geval van crisis- en rampsituaties kan ook buiten kantoortijden een beroep op je gedaan worden 

Wat bieden wij?

• Wij bieden je een zelfstandige functie in een klein team, waarin we elkaar helpen. 

• De ruimte om verschil te maken en de steun om veranderingen door te voeren.

• Functieschaal 7 (max. €  3.176,-) op basis van een fulltime dienstverband van 36 uur per week. Bij zeer goede geschiktheid is er perspectief op een salaris in schaal 8 (max. € 3.591,-) op basis van een fulltime dienstverband van 36 uur per week. De functie wordt nog ingepast.

• Een jaarcontract met uitzicht op een vast dienstverband.

• Een uitstekend pakket aan secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder een Individueel Keuze Budget van 17,05% van je brutosalaris. 

Wil je solliciteren?

Ben je enthousiast over de functie? Twijfel niet en stuur dan direct je motivatie en cv via onderstaande solliciteerbutton.

Wij vragen bij indiensttreding altijd om een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG).



Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.



Meer informatie over deze vacature?
Neem contact op met Mariëlle Verdegaal van Gemeente Wijdemeren ( 035-6559589)
Over de organisatie

Werken bij de Gemeente Wijdemeren betekent dat je onze inwoners voorop zet en een grote maatschappelijke betrokkenheid hebt. Inwoners stellen steeds hogere eisen aan de gemeentelijke dienstverlening en de maatschappelijke en economische ontwikkelingen gaan razendsnel. We zijn op zoek naar professionals met nieuwe ideeën en een open blik. Mensen die willen én kunnen werken in een sterk veranderende omgeving. We verwachten van jou dat je flexibel en adequaat weet in te spelen op alle veranderingen die in de gemeente op je afkomen. Om dit mogelijk te maken stimuleren wij de persoonlijke ontwikkeling van onze medewerkers actief. Zo zorgen wij er voor dat Wijdemeren een vitale organisatie blijft waarbinnen medewerkers kunnen excelleren.

meer over Gemeente Wijdemeren >
Adres
Rading 1
1231 KB Loosdrecht